09. Kontrolování

Obsah prezentace:

Podstata kontrolování
Typy kontrolních procesů
Fáze kontrolních procesů
Kontrolní techniky
Souhrnný příklad
DLP

Úvod

Kontrolování zahrnuje veškeré aktivity, jejichž pomocí manažeři zjišťují, zda dosahované výsledky odpovídají výsledkům plánovaným.

Jedna rovina představuje jednoduchý proces, kterým se zjišťuje například odchylka ukazatele plánu od realizace, zatímco druhá krajnost už chápe kontrolu jako podmnožinu řídící činnosti.

Mezi těmito 2 krajnostmi je celá řada metod, technik a postupů (jednoduchých i značně složitých), které jsou v širším pojetí zařazeny pod funkcí kontrolování.

Odkazy:

iHNed.cz

lidovky.cz

iDnes.cz

1/ Podstata kontroly

Kontrola

soustavné kritické hodnocení činností, které nastaly, existují (jsou) nebo nastanou s důrazem na porovnání s plánem s cílem zajistit ekonomickou stabilitu systému (firmy).

jednoduchý kontrolní proces - zjišťuje například odchylky ukazatele plánu od realizace (kontrola, která se zabývá dohlížením na špatnou docházku a dodržování organizačních řádů a pracovních povinností jednotlivých zaměstnanců)
kontrola vřazená do řídících činností - controlling (hospodaření, stav majetku, dosahování záměrů apod.)

Podstata kontroly

Výsledky kontroly a podněty pro MAN

hodnocení výsledků a jejich příčin (finanční situace, tržby...)
hodnocení variant při rozhodování (výběr optimální)
signalizace odchylek (vyšší náklady, zásoby bez pohybu,...)
znalost silných a slabých stránek podniku (strategická kontrola, změny v rozmístění zaměstnanců)
návrhy na odměny a tresty dle výsledků práce (fin. sankce)
zlepšovací návrhy (lepší výrobní program apod.)
náměty na využití zkušeností úspěšných podniků (inovace)
předcházení nedostatkům (metoda kontrolního seznamu, kalkulace rizika)
obnovená pozornost neřešeným problémům z minulých kontrol (ekologie, pracovní prostředí, pořádek, odpad)

Podstata kontroly

Funkce kontroly

Obecné funkce

Poznávací - informace, informační systémy, výběr
Ověřovací - porovnávání zdrojů, zkušenost
Hodnotící - předem (záměr), v průběhu činnosti (etapy, operace) a po skončení (výsledky)
Realizační - uskutečnění záměru - výsledek (výrobek)

Specifické funkce

Dohlížecí - znalost, odpovědnost, dohled (zápisy, grafy)
Povzbuzující - stimulace - lepší výsledky, náměty, příklady
Brzdící - nežádoucí činnost: nedbalost, krádeže
Výchovná - odměny a tresty, srovnávání

2/ Typy kontrolních procesů

Preventivní: srovnání a hodnocení variant, průzkum potřeb, kapacitní propočty (finanční rozpočet).
Průběžná: operativní porady.
Zpětná vazba: rozbor finančních výsledků, analýza účetnictví.

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

je zaměřena na zjišťování kvantitativních a kvalitativních odchylek firemních zdrojů (časové, finanční, personální, technicko-technologické, ...).
suroviny (zásoby) musí mít požadované vlastnosti a být k dispozici v požadovaném množství a v požadovaném čase.
dispozice dostatečného množství techniky (stroje, HW, autobus, ...).
důležité je i dostatečné množství finančních zdrojů (na platby dodavatelům za suroviny a polotovary, mzdy pracovníků, daně a poplatky).

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

Kontrolní systém společnosti Tesco zahrnuje:

Self audit – vlastní zaměstnanci
TL&T audit – interní auditoři
Program kvality – externí auditoři
Analýzy vzorků – mikrobiologická kontrola, laboratorní rozbory

Předmětem kontroly je čerstvost zboží, rotace zboží, dodržování teplotního řetězce, podmínky uchovávání a vystavování zboží, křížová kontaminace, provozní hygiena (čistota zařízení, výrobních a prodejních prostor), osobní hygiena zaměstnanců (oblečení), DDD (Dezinfekce, Dezinsekce, Deratizace), správné označování zboží a surovin, obaly, odpady.

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

odpovědnost za negativní odchylky od standardů má na svědomí nekvalitní řízení.
čím kvalitnější budou manažeři (podřízení), tím bude menší potřeba přímé kontroly.
výhody preventivní kontroly jsou:
- přesnější rozmezí osobní odpovědnosti manažerů,
- dochází k podporování kontroly pomocí sebekontroly,
- odstraňuje z manažerů břímě přímé kontroly,
- prevence vzniku problémů často vyžaduje mnohem menší úsilí, než odstraňování zjištěných odchylek.

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

Příklad

Základním požadavkem, který musí být splněn u všech potravin uváděných na trh, je zdravotní nezávadnost.

Pro její zajištění se uplatňují v celém potravinovém řetězci preventivní postupy, s jejichž pomocí se závadám předejde, anebo se alespoň včas odhalí (povinný systém HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) neboli systém analýzy rizika a stanovení kritických kontrolních bodů ve výrobě).

Typy kontrolních procesů

Průběžná kontrola

nositelem je provozní manažer, usměrňuje práci podřízených.
zahrnuje pokyny podřízeným o pracovních postupech, zda jsou správně uplatňovány. (fyzická inventura, pochůzky po pracovišti, snímky pracovního dne.)
povinností každého manažera je interpretovat pro své podřízené příkazy z vyššího stupně řízení.
usměrňování musí být:
- přiměřené ,
- srozumitelné ,
- musí mít vhodnou formu a
- musí být v souladu s celkovými cíli organizace.

Typy kontrolních procesů

Průběžná kontrola

Příklad

Firma distribuující reklamní materiály provádí průběžnou interní kontrolu průběhu distribuce a zjišťuje u příjemců doručení jednotlivých reklamních materiálů – příjemcům je ukázán daný výtisk letáků s dotazem, zda tento materiál dostali do své schránky.

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

vychází z historických výsledků (zprávy, výkazy, porady, počítačové sestavy),
finanční výkazy jsou používány k hodnocení dosavadního ekonomického vývoje
možné použití i pro sledování situace na trhu a jako východisko pro řadu důležitých rozhodnutí. (rozbor ročních výsledků, zavádění nového produktu, jakost, ...)

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

techniky kontroly zpětnou vazbou:
- analýzou finančních výkazů (finanční analýza účetních výkazů),
- nákladovou analýzou (náklady explicitní – nájemné, mzdy, úroky, materiál, ale i implicitní – úroky, které by podnikatel získal investováním svého kapitálu do jiné akce),
- procesy řízení jakosti (roste podíl napoprvé dobře provedené práce, klesá počet předělávání a oprav nebo dohledávání nejrůznějších dat a informací) a
- hodnocením výkonnosti pracovníků.

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

top manažeři potřebují mít periodicky k dispozici soubor finančních výkazů, zejména rozvahu, výkaz zisků a ztrát (výsledovka) a výkaz užití finančních zdrojů (výkaz cash-flow).
výkazy umožňují top manažerům posoudit účinky vlivu aktiv, pasiv, kapitálu, příjmů a výdajů na celkovou ekonomickou situaci firmy (např. formou finanční analýzy – nejčastěji 5 skupin poměrových ukazatelů: rentability (výnosnosti), likvidity, aktivity (řízení aktiv) a zadluženosti (struktury zdrojů).

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

Hodnocení výkonnosti pracovníků

význam této kontroly je dán faktem, že lidé jsou nejcennějším firemním zdrojem
není pochyb o tom, že za jakýmikoli odchylkami vždy stojí lidé.
cílem hodnocení výkonnosti je dosáhnout vyšší kvality provádění prací.

Metoda	Standardy	Informace	Korekční opatření
Výběr pracovníků	Kvalifikační požadavky - znalosti, dovednosti, zkušenosti, vzdělání.	Výsledky kvalifikačních testů, reference, personální charakteristiky.	Přijmout/nepřijmout. Školení pracovníků.
Umístění pracovníků	Specifikace práce - znalosti, dovednosti, zkušenosti, vzdělání.	Výsledky kvalifikačních testů, reference, personální charakteristiky.	Umístit/neumístit. Školení pracovníků.

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

Hodnocení výkonnosti pracovníků

Metoda	Standardy	Informace	Korekční opatření
Kontrola jakosti materiálu	Podíl přípustných vad.	Výsledky kontroly vybraného vzorku.	Přijmout, odmítnout, znovu kontrolovat.
Investiční rozpočet	Doba návratnosti, míra návratnosti, vnitřní míra výnosnosti investice.	Projektované příjmy, výdaje a souhrnné komerční a technické údaje.	Akceptovat, zamítnout.
Finanční rozpočet	Požadavky vycházející ze strategických plánů.	Projektované příjmy, výdaje a souhrnné komerční a technické údaje.	Akceptovat, zamítnout, revidovat.
Analýza finančních výkazů	Normativní, nebo běžně dosahované hodnoty finančních ukazatelů.	Rozvaha a výsledovka.	Revize vstupních informací, revize usměrňování.
Nákladová analýza	Materiálové, mzdové a nákladové normativy.	Účetní systém.	Revize vstupních informací, revize usměrňování.

Členění kontrolních procesů

Podle úrovně řízení dělíme na:

Vrcholový manažer využívá více nepřímé kontroly, tj. např. kontrolu finančních problémů prostřednictvím analýzy účetních výkazů, na kvalitu strategického rozhodování.

Příklad

Společnost AVAST Software vybírala více než rok investora, kterého nechá vstoupit do firmy. Vítězný investor nabízející 2 mld. Kč si ale vyžádal speciální hloubkovou kontrolu.

Firma tak prošla kompletní prověrkou hospodaření, ačkoli měla čerstvý audit, investor ji nechal projít dalším auditem od konkurenční firmy. Důkladně se zkoumaly i veškeré technické procesy ve firmě.

Členění kontrolních procesů

Operativní kontrolní procesy (kontrolní procesy středních a nižších manažerů) se zaměřují na hospodaření s energetickými, informačními a lidskými zdroji v kratším časovém horizontu.
Realizují je:
- manažeři nižších úrovní,
- odborní kontrolní pracovníci,
- výkonní pracovníci odborných útvarů.

Příklad

Generálnímu řediteli České exportní banky je přímo podřízen ředitel samostatné agendy vnitřní kontroly – hlavní kontrolor.

Členění kontrolních procesů

Hledisko	Druh kontroly	Forma kontroly - příklady
Manažerská kontrola
	Strategická	Reálná koncepce, programu, aktivita a konkurenční schopnost podniku, zaměření vývoje.
	Operativní	Technická kontrola, dispečink.
	Podněcovací	Náměty, tématické úkoly, rozhovory.
	Přikazovací	Plnění úkolů, dodržení kázně.
Místo
	Přímá	Fyzická inventura, pochůzky po pracovištích, snímky pracovního dne.
	Nepřímá	Zprávy, hlášení, výkazy, porady, počítačové sestavy.
Čas
	Předběžná - preventivní	Srovnání a hodnocení navrhovaných variant, průzkum potřeb, kapacitní propočty.
	Průběžná	Dispečerská kontrola, operativní porady, mezioperační kontrola.
	Následná	Rozbor finančních výsledků, účetnictví.
Doba trvání kontroly
	Nepřetržitá	Autom. technologických procesů, centrální energetický dispečink, sebekontrola.
	Občasná pravidelná	Inventarizace, rozbor závěrečných účtů, měsíční (týdenní) porady, kolegia.
	Občasná nepravidelná	Předávací inventura, sociologický průzkum, přepadová kontrola, jednorázová šetření.

Členění kontrolních procesů

Hledisko	Druh kontroly	Forma kontroly - příklady
Rozsah
	Komplexní	Rozbor ročních výsledků, analýza účinnosti systému řízení, systém řízení jakosti. Rozbor zavádění nového výrobku, zhodnocení efektivnosti investice, rozbor zásob, kvalifikační struktury.
	Dílčí	Kapacitní propočet, kontrola nákladů, výpočet efektivnosti investic.
Stejnorodá činnost
	Globální	Přehled vybraných ukazatelů, souhrnně charakterizujících podnik, tržby. Export.
	Individuální souborná	Kontrola všech případů - přístrojů, pracovníků, cestovních účtů, mzdových listů.
	Individuální namátková	Nahodilý výběr podle zkušenosti kontrolora - vybrané kusy, doklady, období, pracovníci.
	Individuální výběrová	Statistická kontrola výroby součástek, výzkum veřejného mínění.
Způsob vyjádření
	Slovní	Hodnocení pracovníků, zpráva, rozbor příčin.
	Hmotná	Srovnání technických parametrů, měření počtem ks, kg, m, l.
	Hodnotová	Kalkulace, cenové porovnání, bankovní kontrola při poskytování úvěru, objem zboží.
Systém
	Vnější	Cenový dohled, finanční úřad.
	Vnitřní	Každý vedoucí, technická kontrola.

3/ Fáze kontrolního procesu

Kontrolní proces dělíme na tyto fáze:

zabezpečení informací pro kontrolu, (pochůzky po pracovišti)

ověřování správnosti získaných informací, (kontrola výkazů práce)

hodnocení kontrolovaných procesů, (analýza vytíženosti pracovníka)

závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt, (propuštění pracovníka)

zpětná kontrola (namátková kontrola na pracovišti).

Fáze kontrolního procesu

1/ Zabezpečení informací pro kontrolu

vychází se z informačních zdrojů podniku (databáze podniku, přehledy), kde kontrolor získá údaje (o operativní evidenci zásob či výrobě, účetnictví, kalkulaci, statistice, rozpočetnictví).
získají se také informace o kritériích, podle nichž se hodnotí (vycházejí z podnikových plánů, norem, kalkulací a rozpočtů, metodických pokynů, mezipodnikových srovnání).

2/ Ověřování správnosti získaných informací

musí se ověřit věcná správnost údajů (formální náležitosti dokumentů, úplnost údajů, početní správnost),
součástí ověřování je i fyzické ověření na místě.

Fáze kontrolního procesu

3/ Hodnocení kontrolovaných procesů

posuzování záměrů i skutečností podle jednotlivých kritérií, uznávaných, přijatých nebo odvozených hledisek či měřítek
oceňování významu podle kvantity a kvality (závažné nedostatky)

4/ Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt

transformují se předchozí poznání a příčiny souvislostí a tendencí vývoje do polohy návrhu dalšího postupu a opatření
konkrétní opatření a jejich uskutečnění znamenají přechod kontroly z polohy informační do polohy mocenské. (výměna pracovníka, sankce)

Fáze kontrolního procesu

5/ Zpětná kontrola

namátková kontrola vybraných případů z celkového počtu uskutečněných kontrol za účelem prověření předcházejících výsledků,
navazující kontrola, která vyplývá ze závěrů předcházejících kontrol,
kontrola, zda přijaté postihy a opatření (výměna pracovníka, sankce atd.) byly přiměřené.

Při komplexní kontrolní činnosti podniku slouží celá řada druhů a forem kontrol, které se vzájemně doplňují.

4/ Kontrolní techniky

Standardy

jsou "metrem", kterým se měří skutečně vykonaná
nebo očekávaná práce.

U většiny operací není možné, aby manažer pozorováním zjistil, zda a jak je pracovní operace prováděna, nejen z důvodu jejich složitosti, ale také proto, že manažer má na starosti mnoho různých věcí a nemůže celý den strávit pozorováním toho, co dělají jednotlivci.

Manažer musí zvolit "body", kterým bude věnovat speciální pozornost a které mu umožní ujistit, zda práce probíhá podle plánu.

Standardy kritických kontrolních bodů

Všechny cíle, taktiky, postupy a rozpočty mohou sloužit jako standardy.

V praxi se obvykle používají tyto standardy:

fyzické (doba a materiálové požadavky výroby jednoho televizoru),
nákladové (jednotkové náklady související s výrobou televizoru),
kapitálové (finanční nároky výroby),
příjmové (dosažení definovaného objemu prodejů),
programové (zajištění pravidelných inovačních kroků provozů),
nekvantifikovatelné (výsledky prováděných inovací provozů),
cíle (výroba TV v určitém objemu v čase t),
strategické plány pro strategickou kontrolu (dosažení předem definovaného postavení na trhu).

Kontrolní techniky

zařazujeme mezi ně rozpočty a nerozpočtové kontrolní prostředky.
mezi nejdůležitější nerozpočtové kontrolní prostředky patří:
- statistické údaje (vývoj nákladů, zmetkovosti, pracovní přehledy),
- speciální zprávy a analýzy (zpráva o školení pracovníků),
- audit (analýza prodejů, ziskovosti, marketingový audit),
- osobní pozorování (pochůzky po pracovišti, záznamy).
zná-li manažer důkladně svěřenou oblast, je schopen posoudit výsledky práce bez speciálního vyptávání.

Negativní jevy v kontrolování

Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

jednostrannost kontroly - černé nebo růžové brýle: vše špatné nebo vše v pořádku
nadměrná kontrola (perfekcionismus) - neúměrná pozornost maličkostem a opomíjení důležitých problémů (minuty na píchačkách v protikladu ke skutečným výsledkům práce)
kontrolní vakuum - zanedbání kontroly, hluchá místa, jinak následky: úrazy, havárie, poškození životního prostředí, trestné činy (podvody, zpronevěry, loupeže)

Negativní jevy v kontrolování

Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

formalismus - povrchní kontrola pouze vnějších náležitostí (úprava tiskopisů, podpisy, termíny na rozdíl od obsahu)
deformace kritické náročnosti - chybějící nebo nepřesná kritéria, nereálné úkoly, pravomoc a odpovědnost; nedostatky se považují za objektivní, ale kromě živelních pohrom mají nedostatky subjektivní charakter

Negativní jevy v kontrolování

Jak čelit negativním jevům

kvalitní informace - ověřování (podpisová oprávnění, úplnost údajů, početní správnost, inventarizace), zdokonalování informačních systémů
zvyšování kvalifikace pracovníků a manažerů a jejich odpovědnosti
systém kontroly jako účelná kombinace druhů a forem kontroly (využití auditu externí společností)
diferencovaná kontrola a diferencované odměňování
těsná souvislost s dalšími manažerskými činnostmi - rozhodováním, stimulací a organizací
zpřesňování kritérií, srovnávání jednotlivců, skupin a podniků.

5/ Souhrnný příklad

CK ISTRIA, s. r. o

Kontrola v cestovní kanceláři CK ISTRIA, s. r. o. probíhá na základě obecně stanoveného postupu:

Stanovení cílů kontroly
Stanovení kritérií a měřítek
Porovnání zjištěných výsledků se stanovenými kritérii a vyhodnocení
Stanovení závěru kontroly případně zajištění nápravy

Kontrola je zaměřena především na kvalitu poskytovaných služeb – ubytování, strava, doprava, služby delegátů a průvodců.

Souhrnný příklad

CK ISTRIA, s. r. o

Za tímto účelem má CKI v rámci smlouvy s dodavateli přesně specifikován požadovaný standard služeb, podmínky jejich poskytování, způsob kontroly a reklamace kvality.

Probíhá například kontrola kvality objektů využívaných pro ubytování klientů – objekty jsou hodnoceny na základě vnitřní směrnice CKI, která stanovuje minimální požadavky na jejich vybavení – např. pitná voda, účelný nábytek, ložní prádlo, vybavení kuchyňky dle kapacity apod.

Při výběru nových ubytovacích míst jsou voleny hotely či hotelové komplexy, které jsou vyhlášeny nejen kvalitou poskytovaných služeb a ubytování, ale také, které mají zavedeny a udržovány mezinárodní normy ISO 9001:2000, ISO 22000 a ISO 14001.

Souhrnný příklad

CK ISTRIA, s. r. o

Uplatňována je též průběžná kontrola prodejních procesů a pracovníků – plnění zadaných úkolů jednotlivými pracovníky a jejich přístup k zákazníkům.

Tuto kontrolu má v kompetenci obchodní manažer, který spolupracuje s vedoucími jednotlivých poboček a zjištěné výsledky předává majiteli firmy na pravidelných měsíčních poradách.

Ekonomický manažer zase podává majiteli pravidelné zprávy o stavu hospodaření podniku jako celku i jednotlivých poboček CKI. Součástí je i porovnání dosažených výsledků se stanoveným plánem.

CKI má provedenu certifikaci managementu jakosti dle normy ISO 9001:2000.

6/ DLP

DLP / 07

Řešení zadání ve své fiktivní firmě vypracujte písemně jako součást úkolů ze cvičení. Vypracovaná zadání odevzdávejte pravidelně po každém cvičení .

Úkoly

Navrhněte, jaké procesy budou ve Vaší firmě kontrolovány a přiřaďte je do kompetencí konkrétních osob. 1
Popište způsob propojení výsledků kontroly se systémem hodnocením zaměstnanců. 1
Zjistěte podmínky zavedení certifikace kvality podle normy ISO 9001 pro Vaši firmu. 1, 2

DLP

Klíč k zadání DLP

Vysvětlivky číselného označení zdrojů, kde lze najít informace potřebné pro zpracování zadané otázky.

1 - prezentace ke cvičení/přednášce,
2 - internetové stránky, vyhledávače,
3 - veřejně dostupné registry - obchodní rejstřík apod.
4 - literatura.

DLP

Pokyny pro zasílání úkolů

DLP se bude zpracovávat průběžně dle zadaných úkolů z konce každého cvičení. DLP bude mít podobu dokumentu (formát WORD nebo PDF). Další formální náležitosti jsou uvedeny v sekci OBECNÉ INFORMACE, část DLOUHODOBÝ PROJEKT.

Vypracování úkolů ze cvičení zasílejte průběžně vždy do dalšího cvičení prostřednictvím e-mailu na stránkách www.halek.info.

Každé vypracování označte číslem cvičení, ze kterého pochází zpracovávané zadání.

Vždy po 3., 6. a 9. cvičení bude kontrolována úplnost odevzdaných DLP.