[halek.info] Prezentace ke cvičením z předmětu ZÁKLADY MANAGEMENTU

09. Kontrolování

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  úvod


Úvod

Kontrolování zahrnuje veškeré aktivity, jejichž pomocí manažeři zjišťují, zda dosahované výsledky odpovídají výsledkům plánovaným.

Jedna rovina představuje jednoduchý proces, kterým se zjišťuje například odchylka ukazatele plánu od realizace, zatímco druhá krajnost už chápe kontrolu jako podmnožinu řídící činnosti.

Mezi těmito 2 krajnostmi je celá řada metod, technik a postupů (jednoduchých i značně složitých), které jsou v širším pojetí zařazeny pod funkcí kontrolování.

Odkazy:

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  01

1/ Podstata kontroly

Kontrola

  • soustavné kritické hodnocení činností, které nastaly, existují (jsou) nebo nastanou s důrazem na porovnání s plánem s cílem zajistit ekonomickou stabilitu systému (firmy).

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  02

Podstata kontroly

Výsledky kontroly a podněty pro MAN

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  03

Podstata kontroly

Funkce kontroly

Obecné funkce

Specifické funkce

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  04

2/ Typy kontrolních procesů

  • Preventivní: srovnání a hodnocení variant, průzkum potřeb, kapacitní propočty (finanční rozpočet).
  • Průběžná: operativní porady.
  • Zpětná vazba: rozbor finančních výsledků, analýza účetnictví.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  05

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  06

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

Kontrolní systém společnosti Tesco zahrnuje:

  • Self audit – vlastní zaměstnanci
  • TL&T audit – interní auditoři
  • Program kvality – externí auditoři
  • Analýzy vzorků – mikrobiologická kontrola, laboratorní rozbory

Předmětem kontroly je čerstvost zboží, rotace zboží, dodržování teplotního řetězce, podmínky uchovávání a vystavování zboží, křížová kontaminace, provozní hygiena (čistota zařízení, výrobních a prodejních prostor), osobní hygiena zaměstnanců (oblečení), DDD (Dezinfekce, Dezinsekce, Deratizace), správné označování zboží a surovin, obaly, odpady.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  07

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  08

Typy kontrolních procesů

Preventivní kontrola

Příklad

Základním požadavkem, který musí být splněn u všech potravin uváděných na trh, je zdravotní nezávadnost.

Pro její zajištění se uplatňují v celém potravinovém řetězci preventivní postupy, s jejichž pomocí se závadám předejde, anebo se alespoň včas odhalí (povinný systém HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) neboli systém analýzy rizika a stanovení kritických kontrolních bodů ve výrobě).

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  09

Typy kontrolních procesů

Průběžná kontrola

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  10

Typy kontrolních procesů

Průběžná kontrola

Příklad

Firma distribuující reklamní materiály provádí průběžnou interní kontrolu průběhu distribuce a zjišťuje u příjemců doručení jednotlivých reklamních materiálů – příjemcům je ukázán daný výtisk letáků s dotazem, zda tento materiál dostali do své schránky.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  11

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  12

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  13

Typy kontrolních procesů


Kontrola zpětnou vazbou

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  14

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

Hodnocení výkonnosti pracovníků

Metoda Standardy Informace Korekční opatření
Výběr pracovníků Kvalifikační požadavky - znalosti, dovednosti, zkušenosti, vzdělání. Výsledky kvalifikačních testů, reference, personální charakteristiky. Přijmout/nepřijmout. Školení pracovníků.
Umístění pracovníků Specifikace práce - znalosti, dovednosti, zkušenosti, vzdělání. Výsledky kvalifikačních testů, reference, personální charakteristiky. Umístit/neumístit. Školení pracovníků.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  15

Typy kontrolních procesů

Kontrola zpětnou vazbou

Hodnocení výkonnosti pracovníků


Metoda Standardy Informace Korekční opatření
Kontrola jakosti materiálu Podíl přípustných vad. Výsledky kontroly vybraného vzorku. Přijmout, odmítnout, znovu kontrolovat.
Investiční rozpočet Doba návratnosti, míra návratnosti, vnitřní míra výnosnosti investice. Projektované příjmy, výdaje a souhrnné komerční a technické údaje. Akceptovat, zamítnout.
Finanční rozpočet Požadavky vycházející ze strategických plánů. Projektované příjmy, výdaje a souhrnné komerční a technické údaje. Akceptovat, zamítnout, revidovat.
Analýza finančních výkazů Normativní, nebo běžně dosahované hodnoty finančních ukazatelů. Rozvaha a výsledovka. Revize vstupních informací, revize usměrňování.
Nákladová analýza Materiálové, mzdové a nákladové normativy. Účetní systém. Revize vstupních informací, revize usměrňování.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  16

Členění kontrolních procesů

Podle úrovně řízení dělíme na:

Příklad

Avast! Společnost AVAST Software vybírala více než rok investora, kterého nechá vstoupit do firmy. Vítězný investor nabízející 2 mld. Kč si ale vyžádal speciální hloubkovou kontrolu.

Firma tak prošla kompletní prověrkou hospodaření, ačkoli měla čerstvý audit, investor ji nechal projít dalším auditem od konkurenční firmy. Důkladně se zkoumaly i veškeré technické procesy ve firmě.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  17

Členění kontrolních procesů

Příklad

Generálnímu řediteli České exportní banky je přímo podřízen ředitel samostatné agendy vnitřní kontroly – hlavní kontrolor.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  18

Členění kontrolních procesů

Hledisko Druh kontroly Forma kontroly - příklady
Manažerská kontrola
Strategická Reálná koncepce, programu, aktivita a konkurenční schopnost podniku, zaměření vývoje.
Operativní Technická kontrola, dispečink.
Podněcovací Náměty, tématické úkoly, rozhovory.
Přikazovací Plnění úkolů, dodržení kázně.
Místo
Přímá Fyzická inventura, pochůzky po pracovištích, snímky pracovního dne.
Nepřímá Zprávy, hlášení, výkazy, porady, počítačové sestavy.
Čas
Předběžná - preventivní Srovnání a hodnocení navrhovaných variant, průzkum potřeb, kapacitní propočty.
Průběžná Dispečerská kontrola, operativní porady, mezioperační kontrola.
Následná Rozbor finančních výsledků, účetnictví.
Doba trvání kontroly
Nepřetržitá Autom. technologických procesů, centrální energetický dispečink, sebekontrola.
Občasná pravidelná Inventarizace, rozbor závěrečných účtů, měsíční (týdenní) porady, kolegia.
Občasná nepravidelná Předávací inventura, sociologický průzkum, přepadová kontrola, jednorázová šetření.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  19

Členění kontrolních procesů

Hledisko Druh kontroly Forma kontroly - příklady
Rozsah
Komplexní Rozbor ročních výsledků, analýza účinnosti systému řízení, systém řízení jakosti. Rozbor zavádění nového výrobku, zhodnocení efektivnosti investice, rozbor zásob, kvalifikační struktury.
Dílčí Kapacitní propočet, kontrola nákladů, výpočet efektivnosti investic.
Stejnorodá činnost
Globální Přehled vybraných ukazatelů, souhrnně charakterizujících podnik, tržby. Export.
Individuální souborná Kontrola všech případů - přístrojů, pracovníků, cestovních účtů, mzdových listů.
Individuální namátková Nahodilý výběr podle zkušenosti kontrolora - vybrané kusy, doklady, období, pracovníci.
Individuální výběrová Statistická kontrola výroby součástek, výzkum veřejného mínění.
Způsob vyjádření
Slovní Hodnocení pracovníků, zpráva, rozbor příčin.
Hmotná Srovnání technických parametrů, měření počtem ks, kg, m, l.
Hodnotová Kalkulace, cenové porovnání, bankovní kontrola při poskytování úvěru, objem zboží.
Systém
Vnější Cenový dohled, finanční úřad.
Vnitřní Každý vedoucí, technická kontrola.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  20

3/ Fáze kontrolního procesu

Kontrolní proces dělíme na tyto fáze:

  1. zabezpečení informací pro kontrolu, (pochůzky po pracovišti)

  2. ověřování správnosti získaných informací, (kontrola výkazů práce)

  3. hodnocení kontrolovaných procesů, (analýza vytíženosti pracovníka)

  4. závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt, (propuštění pracovníka)

  5. zpětná kontrola (namátková kontrola na pracovišti).

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  21

Fáze kontrolního procesu

1/ Zabezpečení informací pro kontrolu

2/ Ověřování správnosti získaných informací

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  22

Fáze kontrolního procesu

3/ Hodnocení kontrolovaných procesů

4/ Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  23

Fáze kontrolního procesu

5/ Zpětná kontrola

Při komplexní kontrolní činnosti podniku slouží celá řada druhů a forem kontrol, které se vzájemně doplňují.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  24

4/ Kontrolní techniky


Standardy

jsou "metrem", kterým se měří skutečně vykonaná
nebo očekávaná práce.

U většiny operací není možné, aby manažer pozorováním zjistil, zda a jak je pracovní operace prováděna, nejen z důvodu jejich složitosti, ale také proto, že manažer má na starosti mnoho různých věcí a nemůže celý den strávit pozorováním toho, co dělají jednotlivci.

Manažer musí zvolit "body", kterým bude věnovat speciální pozornost a které mu umožní ujistit, zda práce probíhá podle plánu.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  25

Standardy kritických kontrolních bodů

Všechny cíle, taktiky, postupy a rozpočty mohou sloužit jako standardy.

V praxi se obvykle používají tyto standardy:

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  26

Kontrolní techniky

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  27

Negativní jevy v kontrolování


Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  28

Negativní jevy v kontrolování


Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  29

Negativní jevy v kontrolování


Jak čelit negativním jevům

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  30

5/ Souhrnný příklad


CK ISTRIA, s. r. o

CK Istria Kontrola v cestovní kanceláři CK ISTRIA, s. r. o. probíhá na základě obecně stanoveného postupu:

  • Stanovení cílů kontroly
  • Stanovení kritérií a měřítek
  • Porovnání zjištěných výsledků se stanovenými kritérii a vyhodnocení
  • Stanovení závěru kontroly případně zajištění nápravy

Kontrola je zaměřena především na kvalitu poskytovaných služeb – ubytování, strava, doprava, služby delegátů a průvodců.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  31

Souhrnný příklad

CK ISTRIA, s. r. o

Za tímto účelem má CKI v rámci smlouvy s dodavateli přesně specifikován požadovaný standard služeb, podmínky jejich poskytování, způsob kontroly a reklamace kvality.

Probíhá například kontrola kvality objektů využívaných pro ubytování klientů – objekty jsou hodnoceny na základě vnitřní směrnice CKI, která stanovuje minimální požadavky na jejich vybavení – např. pitná voda, účelný nábytek, ložní prádlo, vybavení kuchyňky dle kapacity apod.

Při výběru nových ubytovacích míst jsou voleny hotely či hotelové komplexy, které jsou vyhlášeny nejen kvalitou poskytovaných služeb a ubytování, ale také, které mají zavedeny a udržovány mezinárodní normy ISO 9001:2000, ISO 22000 a ISO 14001.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  32

Souhrnný příklad

CK ISTRIA, s. r. o

Uplatňována je též průběžná kontrola prodejních procesů a pracovníků – plnění zadaných úkolů jednotlivými pracovníky a jejich přístup k zákazníkům.

Tuto kontrolu má v kompetenci obchodní manažer, který spolupracuje s vedoucími jednotlivých poboček a zjištěné výsledky předává majiteli firmy na pravidelných měsíčních poradách.

Ekonomický manažer zase podává majiteli pravidelné zprávy o stavu hospodaření podniku jako celku i jednotlivých poboček CKI. Součástí je i porovnání dosažených výsledků se stanoveným plánem.

CKI má provedenu certifikaci managementu jakosti dle normy ISO 9001:2000.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  33

6/ DLP


DLP / 07

Řešení zadání ve své fiktivní firmě vypracujte písemně jako součást úkolů ze cvičení. Vypracovaná zadání odevzdávejte pravidelně po každém cvičení .

Úkoly

  1. Navrhněte, jaké procesy budou ve Vaší firmě kontrolovány a přiřaďte je do kompetencí konkrétních osob. 1
  2. Popište způsob propojení výsledků kontroly se systémem hodnocením zaměstnanců. 1
  3. Zjistěte podmínky zavedení certifikace kvality podle normy ISO 9001 pro Vaši firmu. 1, 2

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  34

DLP


Klíč k zadání DLP

Vysvětlivky číselného označení zdrojů, kde lze najít informace potřebné pro zpracování zadané otázky.

  • 1 - prezentace ke cvičení/přednášce,
  • 2 - internetové stránky, vyhledávače,
  • 3 - veřejně dostupné registry - obchodní rejstřík apod.
  • 4 - literatura.

 

 09. Kontrolováníhalek.info – 25.03.2019, 07:05:16strana  35

DLP


Pokyny pro zasílání úkolů

DLP se bude zpracovávat průběžně dle zadaných úkolů z konce každého cvičení. DLP bude mít podobu dokumentu (formát WORD nebo PDF). Další formální náležitosti jsou uvedeny v sekci OBECNÉ INFORMACE, část DLOUHODOBÝ PROJEKT.

Vypracování úkolů ze cvičení zasílejte průběžně vždy do dalšího cvičení prostřednictvím e-mailu na stránkách www.halek.info.

Každé vypracování označte číslem cvičení, ze kterého pochází zpracovávané zadání.

Vždy po 3., 6. a 9. cvičení bude kontrolována úplnost odevzdaných DLP.

 

(i) Konec výpisu prezentace.