02 Manažerské funkce / osobnost manažera

1/ Manažerské funkce

Typické činnosti / funkce manažera:

1. manažer kvality vyhodnocování výsledků kvality, zjišťování příčin nekvality, zajišťování interních auditů;
2. manažer logistiky organizace logistických procesů, komunikace se zákazníky;
3. produktový manažer analýza potřeb zákazníků, návrhy na zvýšení prodejů;
4. projektový manažer sestavení projektového týmu, definování dílčích cílů, určení odpovědností za plnění úkolů;
5. finanční manažer sestavení ročních plánů, rozbor hospodářských výsledků, návrhy daňové optimalizace;
6. výrobní manažer implementace strategie společnosti, rozvoj a hodnocení pracovníků apod.

Manažerské funkce

Nejužívanější klasifikace manažerských funkcí:

• plánování – stanovení budoucích cílů a postupu, jak cílů dosáhnout;
• organizování – zabezpečení zdrojů (hmotných, finančních, lidských aj.), popřípadě podmínek pro uskutečňování plánovaných činností;
• výběr a rozmístění spolupracovníků, respektive personální zajištění;
• vedení lidí – dávání úkolů a instrukcí podřízeným spolupracovníkům;
• kontrola – ověřování souladu plánu a skutečností a přijetí závěrů.

Manažerské funkce

Pro výše popisovaných pět (5) funkcí je společné, že jimi prostupují tzv. průběžné manažerské funkce, tj.:

• analýza řešených problémů (analysis),
• rozhodování (decision making),
• realizace (resp. implementace) včetně koordinace (implementation, cooordination).

2/ Systémový přístup k [MANAGEMENTU]

Každá firma (podnik) existuje ve svém vnitřním prostředí (je součástí většího systému, jako například odvětví, do kterého patří – ekonomický systém). Firma obdrží určité vstupy, přemění je a posílá výstupy do vnějšího prostředí

Jakákoliv obchodní organizace musí být chápána jako otevřený systém, který zahrnuje interakce se svým vnějším prostředím.

Výkonní manažeři pravidelně sledují vnější prostředí. Není však v jejich silách jej zásadně změnit a proto na něj mohou reagovat anebo se přizpůsobit.

Systémový přístup k [MANAGEMENTU]

Vstupy z vnějšího prostředí mohou zahrnovat a/ lidi (jejich znalosti, dovednosti) a b/ kapitál.

Obecně mají různé skupiny lidí různé požadavky na firmu.

3/ Rozhodující faktory úspěšné práce manažera

Kritické faktory úspěchu Critical Success Factors (CSF) se snaží koncentrovat pozornost vedoucích pracovníků na ty stránky jejich práce, které pro ně mají zásadní význam.

• Koncepce "7 S" konzultační firmy McKinsey,
• koncepce "kritických faktorů úspěchu" K. H. Chunga.

Koncepce „7 S“

Je uceleným rozborovým přístupem, založeným na stanovení a vzájemné podmíněnosti sedmi (7) významných faktorů:

• strategie (strategy),
• struktura (structure),
• spolupracovníci (staffs),
• systémy řízení (systems),
• sdílené hodnoty (shared values),
• styl manažerské práce (style),
• schopnosti (skills).

Koncepce „7 S“

Strategie – programové stanovisko vrcholového vedení firmy. Zachycuje vymezení a uspořádání soustavy cílů / postup k jejich dosažení.

Struktura – vymezení a obsahová funkční náplň dílčích částí organizačního systému a jejich vzájemných informačních vazeb (vztahy nadřízenosti, podřízenosti a spolupráce, kontrolní vazby, vazby sdílení informací atd).

Koncepce „7 S“

Spolupracovníci – lidé, kteří se rozhodovací / výkonnou činností podílejí na realizaci manažerských funkcí.

Systémy řízení – zahrnují postupy / metody / techniky manažerské práce. Usnadňují zhodnocení znalostí, zkušeností, dovedností a užitečných návyků lidí pro plnění jejich funkčního poslání v činnosti firmy.

Sdílené hodnoty – dávají základní orientaci pro sociální / hospodářské / kulturní poslání činnosti kolektivů firmy. Spoluvytvářejí motivační prostředí.

Koncepce „7 S“

Styl manažerské práce – typický způsob jednání vedoucích pracovníků při uplatňování manažerských funkcí vůči jimi vedeným kolektivům.

Schopnosti – soubor znalostí / schopností / dovedností / návyků, které představují myšlenkové bohatství podnikových kolektivů, a tím profesionální a kvalifikační zázemí pro úspěšnou práci.

Koncepce "kritických faktorů úspěchu"

Za "kritické faktory", které výrazně ovlivňují prosperitu firmy, se považují:

• strategie pojímá se podobně jako u koncepce "7S". Zdůrazňuje se její a/ výrazná podnikatelská orientace b/ kladen důraz na obchodní oblibu u zákazníků a c/ schopnost čelit konkurenci.
• lidské zdroje zahrnují správnou volbu / zajištění spolupracovníků (v kvalifikační / profesní struktuře). Takto vytvořený kolektiv je největším a dlouhodobě fungujícím kapitálem podniku.
• operační systém souhrn přístupů / metod / prostředků, které lidem pomáhají zabezpečovat transformaci podnikových zdrojů na efektivní výsledky podnikatelské činnosti (přeměna vstupů na účelné výstupy).

4/ Osobnost manažera

"Kvalifikovaný manažer – iniciátor prosperity podniku".

Úlohou manažera je zejména přimět zaměstnance k dosažení vytyčených cílů. K dosažení musí mít určité vlastnosti, které jsou vrozené / získané:

1. Potřeba řídit Ti lidé, kteří chtějí řídit ostatní a mají z této činnosti uspokojení, se stávají úspěšnými manažery.
2. Potřeba moci Dobrý manažer musí mít silný vliv na ostatní. Aplikuje se autorita / znalosti / zkušenosti / dovednosti.
3. Schopnost vcítit se (empatie) Cit a pochopení pro svého protihráče / zaměstnance, ...

Osobnost manažera

Postavení manažera v organizaci

Obvykle se manažeři rozdělují do tří (3) úrovní:

• nejnižší – první stupeň, manažeři první linie, low:
  (Vedoucí dílen, kteří mají přímo pod sebou jednotlivé servisní techniky, těm přidělují práci a kontrolují jejich výstupy. Postavením jsou jen o stupínek nad zaměstnanci.)
• střední – druhý stupeň, manažeři druhé linie, middle:
  Představují velmi početnou / rozmanitou skupinu řídících pracovníků. V činnosti středních manažerů zaujímá největší podíl poskytování a získávání informací. Udává se, že je to až 40 % jejich pracovního času. (Přidělování práce / zjišťování stavu objednávek, ...)
• vrcholová (nejvyšší stupeň, top [MANAGEMENT]):
  Usměrňují / koordinují všechny činnosti, dále vytvářejí hospodářskou / obchodní politiku firmy. (Volba hlavních značek jízdních kol na novou sezónu, zvýšení působnosti na trhu s běžeckým vybavením.)

Dovednosti / charakter manažerské práce

Dovednosti:

• koncepční: schopnost koordinovat / integrovat všechny zájmy a aktivity podniku. Jde o schopnost vidět podnik jako celek. (Vnímání cyklistiky, tedy hlavní přednosti společnosti {BB}, jako klíče k uspokojení zákazníka.)
• lidské: schopnost pracovat / pochopit / motivovat ostatní spolupracovníky (jednotlivce / skupiny). (Vcítění se do situace spolupracovníků a otevřené řešení jejich problémů.)
• technické: schopnosti používat postupy / techniky / znalosti specializovaných útvarů. (Každoroční školení o způsobech motivace podřízených.)

Podle jiného kritéria můžeme manažerské dovednosti dělit například na technické / analytické / rozhodovací / umění pracovat s počítačem / práce s lidmi / komunikační / koncepční.

Dovednosti / charakter manažerské práce

Každý manažer potřebuje využít všechny dovednosti, ale jejich podíl je rozdílný podle jednotlivých manažerských úrovní.

Manažerské styly řízení

• Diktátor autokrat – vyžaduje přesné plnění podrobně určených úkolů, prosazuje důslednou / aktivní kontrolu, upevňuje kázeň, potlačuje samostatnost a iniciativu, eliminuje jiný názor nebo návrh.
• Demokrat participativní styl, delegování pravomoci / komunikuje – vysvětluje / projednává / důvěřuje / uznává jiný názor / je zdvořilý / přívětivý / taktní / ohleduplný.
• Liberál konzultativní styl – vychází z rovnoprávnosti / samostatnosti odborně i morálně kvalifikovaných spolupracovníků / podněcuje náměty a rady / nebojí se, že ho někdo "přeroste" / vytváří podmínky pro maximální iniciativu.

Manažerské styly řízení

Profil manažera charakterizují jeho funkce (působnost / nároky):

• strategická tvůrčí fantazie / rozvoj podniku / metody (Sledování nejmodernějších trendů v oblasti elektrokol.);
• regulační usměrnění činnosti / korekce nežádoucích odchylek;
• odborná jednání s lidmi / organizační předpoklady / pružnost (Nalezení alternativního dopravce.);
• konzultační rady spolupracovníkům při projednávání problémů;
• komunikační diferencované získávání a předávání informací / neustálý kontakt / využívání duševního potenciálu zaměstnanců;
• reprezentační image podniku / zjev / vystupování / projev (Jednotný firemní dress code.);
• výchovná zdvořilost / takt / tolerance / umění vytknout chybu / spravedlnost / trpělivost / osobní příklad (Chování se dle zásad Dale Carnegie nebo Roberta Kiyosakiho.);

Manažerské styly řízení

Zásadní přístupy

• Rozlišovat podstatné / nepodstatné – smysl pro priority.
• Hospodařit s časem, snižovat časové ztráty – timemanagement.
• Pozornost lidem i v osobních problémech, delegovat rutinní problémy/úkoly.
• Nepřeceňovat své zásluhy.
• Nepodceňovat spolupracovníky.

Úroveň sebekontroly, zejména u manažera prokazuje vyspělost osobnosti. Sebekontrola pramení z pocitu odpovědnosti vůči sobě i druhým.

Hospodaření s časem manažera – TIMEMANAGEMENT

P. Drucker: "Kdo neumí řídit svůj čas, neumí řídit vůbec nic."

Paretova formule: 80 % času vynakládáme na úkoly, které přinášejí pouze 20 % výsledků – 20 % času vynakládáme na úkoly, které však přinášejí 80 % výsledků.

Zásady práce manažera

• Plán vlastní práce – přehled hlavních cílů / úkolů / termínů.
• Rozdělení úkolů podle důležitosti – priority
• Podíl koncepční / operativní práce (tvůrčí / rutinní) u českých top manažerů 20 – 25 % času, ve světě 40 – 50 % (2 × více).
• Práce s "time" aplikacemi (diář, ToDo listy, ...) – rámcové úkoly, které jsou na rok nebo čtvrtletí rozdělit do měsíčních a týdenních až po denní podle hodin, stanovit jejich pořadí. 1/2 hodina věnovaná plánu úkolů přináší úsporu 2 – 3 hodin.
• Stanovení minimálního programu – denní úkoly, které musíme bezpodmínečně splnit.
• Umění odpočívat - "příliš pracující manažer vytlačuje myslícího manažera"

Organizace času manažera

Přehled o účelném využití času poskytuje rozbor snímků pracovního dne – alespoň 1 × ročně zaznamenávat a analyzovat činnosti 2 týdny.

Analýza "zlodějů času" (příčiny časové tísně):

• mnoho drobných úkolů (operativa), mnoho úkolů najednou
• dlouhé porady, jednání a schůzky
• příliš mnoho telefonů a jejich nepřiměřená délka
• mnoho návštěvníků (především ti neohlášení)
• chybějící nebo opožděné informace
• nedostatky v delegování pravomoci (a úkolů) i odpovědnosti
• pomalé čtení slovo od slova namísto smyslu celé věty a strany

Zásady vedení porad

• výběr pouze zainteresovaných účastníků – ani mnoho, ani málo
• přesným začátkem zvyšujeme ukázněnost, dáváme najevo zdvořilost
• mnohomluvné účastníky omezíme limitem např. 5 minut
• optimální trvání 1 – 2 hodiny (únava, rozptýlení pozornosti), jinak přestávky

Závěr výsledky a úkoly, včasný zápis (ihned nebo do 2 dnů)

Organizace času manažera

Celkově

• přestávky v práci se doporučují aspoň 5 minut v hodině
• uvažujme každý den s časovou rezervou asi 10 %
• vyjadřujte se stručně, výstižně a názorně slovem i písmem
• informační filtr zajišťuje sekretářka tříděním pošty, telefonů i návštěv namísto vedoucího projedná odpovědný referent
• vytváříme souvislé bloky, 2 – 3 hodinové, pro náročné úkoly

Manažerské dovednosti

Uspořádání pracovního stolu

Dobře uklizený pracovní stůl zvyšuje efektivitu práce. Naopak chaos vyvolává pocit stresu.

1. Počítač nastavte přímo proti sobě do vzdálenosti 50 – 70 cm. Měl by být v úrovni očí, proto využijte speciální stojánky vyrobené pro tento účel.
2. Předměty nejčastější potřeby (telefon, tužky, diář, ...) mějte seřazeny na své dominantní straně.
3. Předměty denní potřeby mají své místo na stole, ostatní ukliďte do šuplíku nebo skříňky

Reflex: Jak uspořádat pracovní stůl [online]. c2019:  www.reflex.cz

• Pracovní stůl #1
• Pracovní stůl #2
• Pracovní stůl #3

5/ Souhrnný příklad - Begy Bikes

Souhrnný příklad - Begy Bikes s.r.o.

Majitel společnosti {BB} nedávno řešil nepříjemné situace s podřízenými, kteří zastávají manažerské pozice.

Zjistil, že vedoucí pobočky v Hradci Králové a tým pod ním, nepodává takové výkony, jako jiné pobočky {BB}. Na problém se podíval více do hloubky a zjistil, že manažer tráví se svými podřízenými méně času, než ostatní vedoucí jiných poboček.

Při rozhovoru mezi čtyřma očima zjistil, že vedoucí končí v práci dříve, protože chce trávit více času s rodinou.

Majitel si celou situaci během chvíle promyslel a klidným a věcným tónem mu odvětil, že chápe jak je pro něj rodina významná.

6/ DLP

DLP

DLP